MSWiA · Unia Europejska · ONZ · OFAC (USA) · Wielka Brytania i inne
Listy sankcyjne -
weryfikacja i monitoring kontrahentów
Zgodność z sankcjami to nie jednorazowe sprawdzenie, tylko proces: listy zmieniają się na bieżąco, a zakaz udostępniania środków podmiotom z list obowiązuje każdą firmę. PartnerPal weryfikuje kontrahenta i wszystkie powiązane osoby w jednym zleceniu, monitoruje je na bieżąco i dokumentuje każde sprawdzenie na potrzeby audytu.
SCHEMAT DZIAŁANIA LIST SANKCYJNYCH
Od oficjalnej listy do decyzji w firmie
MSWiA
UE
ONZ
OFAC
UK
inne listy
01
Źródła
Bazowo: MSWiA, UE, ONZ, OFAC i UK. Zakres może objąć kolejne listy według polityki ryzyka.
02
Porównanie
Sprawdzamy identyfikatory, dokładne nazwy i podobne warianty zapisu.
03
Pewność
Trafienie dostaje poziom: dokładne, wysoce prawdopodobne albo prawdopodobne.
04
Decyzja
Zespół widzi dane z listy, rozstrzyga wynik i zostawia ślad audytowy.
Monitoring wraca do tych samych podmiotów po aktualizacji list - trafienie może pojawić się w każdym momencie procesu.
Czym są listy sankcyjne
Listy sankcyjne to publikowane przez państwa i organizacje międzynarodowe wykazy osób, firm i organizacji objętych środkami ograniczającymi - najczęściej zamrożeniem środków i zakazem udostępniania im pieniędzy lub zasobów gospodarczych. Wpis na liście oznacza, że współpraca z takim podmiotem może być zakazana albo wymagać zezwolenia.
Dla firmy działającej w Polsce znaczenie mają przede wszystkim lista krajowa i listy unijne. W handlu z partnerami ze Stanów Zjednoczonych i Wielkiej Brytanii albo przy rozliczeniach w ich walutach często dochodzą też listy tych państw.
Poniżej pokazujemy pięć podstawowych źródeł, od których zwykle zaczyna się screening sankcyjny w UE i procesach AML. To nie jest zamknięty katalog - PartnerPal może monitorować również inne listy krajowe, sektorowe i jurysdykcyjne.
Lista
Kto prowadzi
Co zawiera
Oficjalne źródło
Lista osób i podmiotów objętych sankcjami (MSWiA)
Minister właściwy do spraw wewnętrznych, na podstawie ustawy z 13 kwietnia 2022 r.
Osoby i podmioty objęte w Polsce sankcjami w związku z agresją
Rosji na Ukrainę, m.in. zamrożeniem środków i wykluczeniem z zamówień publicznych
Skonsolidowana lista sankcji finansowych UE
Komisja Europejska, na podstawie decyzji Rady UE
Osoby, grupy i podmioty objęte unijnymi sankcjami finansowymi, ze wszystkich reżimów sankcyjnych UE
Skonsolidowana lista Rady Bezpieczeństwa ONZ
Rada Bezpieczeństwa ONZ
Osoby i podmioty objęte
sankcjami ONZ, m.in. w związku
z terroryzmem i proliferacją broni
OFAC: lista SDN i listy non-SDN
Office of Foreign Assets Control, Departament Skarbu USA
SDN: osoby i podmioty, których majątek podlegający jurysdykcji USA jest blokowany. Non-SDN:
m.in. ograniczenia sektorowe
Każda lista ma własny format, własną pisownię nazwisk i własny rytm aktualizacji. Ręczne sprawdzenie nawet samej podstawowej piątki oznacza osobne wyszukiwanie w różnych formatach. Przy szerszym zakresie list liczba wyszukiwań rośnie jeszcze szybciej.
Kogo trzeba sprawdzić -
dlaczego sama nazwa spółki nie wystarcza
Na listach sankcyjnych znajdują się przede wszystkim osoby. Firma, z którą rozmawiasz, może nie figurować na żadnej liście pod własną nazwą, a mimo to należeć do kogoś, kto na niej jest, albo pozostawać pod jego kontrolą. Sprawdzenie samej nazwy spółki daje wtedy czysty wynik i fałszywe poczucie bezpieczeństwa.
To nie tylko kwestia ostrożności. Unijne środki ograniczające obejmują także środki należące do osób z listy lub przez nie kontrolowane, czyli w praktyce również spółki, w których taka osoba ma ponad 50% udziałów albo kontrolę. Amerykański OFAC stosuje podobną zasadę 50%: firma należąca łącznie w co najmniej 50% do osób z listy SDN jest traktowana jak objęta sankcjami, nawet jeśli sama na liście nie widnieje.
Dlatego przy każdej weryfikacji PartnerPal sprawdza podmiot i osoby powiązane na podstawowym zestawie list oraz na dodatkowych źródłach skonfigurowanych dla klienta:
• samą firmę,
• członków zarządu i prokurentów,
• wspólników i właścicieli,
• członków rady nadzorczej,
• beneficjentów rzeczywistych,
• właściciela jednoosobowej działalności z CEIDG,
• spółki powiązane kapitałowo i kolejne poziomy struktury właścicielskiej, aż do osób fizycznych.
Wszystkie te osoby trafiają potem do monitoringu. Jeśli za kilka tygodni na listę trafi członek rady nadzorczej Twojego dostawcy, dowiesz się o tym z alertu, a nie z prasy.
Jak sprawdzamy -
trafienie a dopasowanie przybliżone
Poniższy schemat pokazuje, jak PartnerPal przechodzi od najpewniejszego sygnału do wyniku z poziomem pewności -
bez zasypywania zespołu przypadkowymi podobieństwami.
MECHANIKA DOPASOWANIA
Od najpewniejszego sygnału do wyniku z poziomem pewności
01
Identyfikatory
Numery rejestrowe firm i identyfikatory osób, jeśli lista je zawiera. Zgodny numer daje najpewniejszy sygnał.
02
Dokładna nazwa
Porównanie pełnej nazwy firmy albo imienia
i nazwiska bez rozszerzania wyniku
o podobne warianty.
03
Nazwy podobne
Literówki, brak polskich znaków, inna kolejność nazwiska i transliteracje. Przy firmach pomijamy formy prawne.
Bramka dla osób
Data urodzenia wzmacnia zgodność, a sprzeczna data wyklucza dopasowanie. To ogranicza fałszywe alarmy przy popularnych nazwiskach.
Wynik bez szumu
dokładne
wysoce prawdopodobne
prawdopodobne
Przypadkowych podobieństw nie pokazujemy. Użytkownik dostaje dane z listy i podejmuje ostateczną decyzję.
Co zrobić, gdy pojawi się trafienie
Porównaj dane
Sprawdź, czy zgadzają się identyfikatory, data urodzenia
i pozostałe dane z wpisu.
Sprawdź źródło
Zobacz, z której listy pochodzi dopasowanie, i porównaj wpis z oficjalnym źródłem.
Rozstrzygnij fałszywe trafienie
Jeśli to zbieżność nazwisk, odrzuć dopasowanie w PartnerPal. System wymaga uzasadnienia, a decyzja trafia do rejestru audytowego z datą i autorem.
Eskaluj potwierdzone trafienie
Wstrzymaj kolejne kroki, takie jak podpisanie umowy czy płatność, i przekaż sprawę do działu compliance albo prawnika.
Rejestr audytowy odpowiada na pytanie, które pada przy każdym audycie: kto, kiedy i dlaczego uznał dopasowanie za fałszywe. Zamiast notatek w mailach i Excelach masz jedną historię decyzji dla całego portfela.
Monitoring sankcji -
listy zmieniają się częściej niż umowy
Unia Europejska regularnie przyjmuje kolejne pakiety sankcji, a listy krajowe i międzynarodowe są aktualizowane na bieżąco. PartnerPal monitoruje podstawowy zestaw źródeł i może rozszerzyć go o kolejne listy właściwe dla działalności klienta. Jednorazowe sprawdzenie starzeje się od następnego dnia.
Jak działa monitoring w PartnerPal:
1
Aktualizacja źródeł
Listy sankcyjne i skonfigurowane źródła są synchronizowane automatycznie, zanim rozpocznie się kolejny dzień operacyjny.
2
Ponowny screening
W każdy dzień roboczy system wraca do obserwowanych firm, zarządu, wspólników i beneficjentów rzeczywistych.
3
Alert dla zespołu
Gdy pojawi się nowe dopasowanie albo istniejące stanie się mocniejsze, odpowiednie osoby dostają alert e-mail.
4
Rozszerzenie monitoringu
Do obserwowanych podmiotów można dopisać osoby i firmy spoza standardowej weryfikacji, np. klientów zagranicznych.
5
Lista do przeglądu
W jednym widoku zespół widzi monitorowane podmioty, dopasowania i sprawy wymagające decyzji.
Kogo dotyczą sankcje
Zakaz udostępniania środków osobom i podmiotom z list sankcyjnych nie dotyczy wyłącznie banków. Unijne rozporządzenia sankcyjne stosuje się w UE bezpośrednio, a ustawa z 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego przewiduje za naruszenia wysokie kary administracyjne. Przepisy nie narzucają przy tym każdej firmie jednej procedury sprawdzania: sposób i zakres zależą od ryzyka i statusu firmy.
Dla instytucji obowiązanych dochodzi rozporządzenie AMLR (UE) 2024/1624, stosowane od 10 lipca 2027 r. Wymaga ono wprost sprawdzenia, czy klient i jego beneficjenci rzeczywiści są objęci ukierunkowanymi sankcjami finansowymi.
W praktyce listy sankcyjne sprawdzają najczęściej:
Compliance i AML
Działy compliance i AML w instytucjach obowiązanych, gdzie screening sankcyjny jest częścią środków bezpieczeństwa finansowego.
Zakupy
Działy zakupów przed pierwszym zamówieniem i przy zmianie właścicieli dostawcy.
Finansowanie
Faktoring, leasing i finansowanie przed wypłatą środków klientowi.
Doradcy i handel zagraniczny
Biura rachunkowe, doradcy oraz firmy handlujące z zagranicą, szczególnie z partnerami spoza UE i o złożonej strukturze właścicielskiej.
Ręcznie czy w PartnerPal
Zakres
Ręcznie, w oficjalnych wyszukiwarkach
PartnerPal
Listy
Wiele osobnych stron, każda w innym formacie
Podstawowe i dodatkowe listy w jednym zleceniu
Osoby powiązane
Każdą osobę trzeba wyszukać osobno
Zarząd, prokurenci, wspólnicy, rada nadzorcza
i beneficjenci sprawdzani automatycznie
Struktura właścicielska
Ręczne przechodzenie przez KRS kolejnych spółek
Kolejne poziomy struktury z KRS
Różne zapisy nazwisk
Warianty trzeba wymyślić samemu
Dopasowanie fonetyczne i przybliżone
z poziomem pewności
Zmiany na listach
Sprawdzenie trzeba powtarzać ręcznie
Monitoring w każdy dzień roboczy i alerty
Dowód sprawdzenia
Zrzuty ekranu i notatki
Raport PDF z linkami do źródeł i rejestr decyzji
Wiele firm naraz
Firma po firmie
Import pliku z numerami NIP albo API
Najczęstsze pytania
Jakie listy sankcyjne sprawdza PartnerPal?
Pięć list: polską listę MSWiA, skonsolidowaną listę sankcji finansowych Unii Europejskiej, skonsolidowaną listę Rady Bezpieczeństwa ONZ, listy amerykańskiego OFAC (SDN i non-SDN) oraz brytyjską UK Sanctions List. Wszystkie aktualizujemy automatycznie każdej nocy. Screening można rozszerzyć o dodatkowe listy - napisz do nas, ustalimy zakres.
Czy sprawdzacie członków zarządu i beneficjentów rzeczywistych?
Tak. Przy weryfikacji po NIP sprawdzamy nie tylko firmę, ale też zarząd, prokurentów, wspólników, radę nadzorczą, beneficjentów rzeczywistych i kolejne poziomy struktury właścicielskiej z KRS.
Jak często aktualizowane są listy sankcyjne w PartnerPal?
Listy synchronizujemy automatycznie każdej nocy. Firmy i osoby objęte monitoringiem sprawdzamy ponownie w każdy dzień roboczy, a o nowym lub mocniejszym dopasowaniu informujemy e-mailem.
Co oznacza „dopasowanie przybliżone”?
To wynik, w którym nazwa nie zgadza się znak w znak, ale jest bardzo podobna: inaczej zapisane nazwisko z cyrylicy, brak polskich znaków albo inna forma prawna. Każde takie dopasowanie ma poziom pewności i wymaga przeglądu.
Jak odrzucić fałszywe trafienie i czy zostaje po tym ślad?
Dopasowanie odrzucasz w PartnerPal, podając uzasadnienie. Decyzja trafia do rejestru audytowego z datą, autorem i komentarzem, więc w każdej chwili można odtworzyć, kto i dlaczego ją podjął.
Czy mogę sprawdzić wiele firm naraz albo przez API?
Tak. Możesz zaimportować plik z numerami NIP i sprawdzić całe portfolio w jednym zleceniu albo połączyć PartnerPal ze swoim systemem przez API. Sprawdzone firmy i powiązane osoby możesz od razu objąć monitoringiem.
Czy sprawdzanie kontrahentów na listach sankcyjnych jest obowiązkowe?
Zakaz udostępniania środków osobom i podmiotom z list obowiązuje wszystkich, ale przepisy nie narzucają każdej firmie jednej procedury sprawdzania. Instytucje obowiązane sprawdzają klientów i beneficjentów w ramach procedur AML, a od 10 lipca 2027 r. wymaga tego wprost rozporządzenie AMLR.
Czy raport z PartnerPal wystarczy jako dokumentacja sprawdzenia?
Raport PDF jest dowodem sprawdzenia: pokazuje datę, zakres i wynik oraz prowadzi do źródeł. To, jaka dokumentacja jest wymagana, zależy od statusu firmy. Instytucje obowiązane określają to we własnych procedurach AML.